–  Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Dobeta Turnu-Severin are în componenţă următoarele structuri organizatorico – funcţionale: un birou şi trei compartimente.

– Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are atribuţii pe linie de:

a) – evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate;

b) – stare civilă;

c) – informatică;

d) – relaţii publice analiză-sinteză, administrativ

Atribuţiile principale ale Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Drobeta Turnu-Severin sunt următoarele:

a)    întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează, certificatele de stare civilă, cărţi de identitate;

b)   înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii;

c)    întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii;

d)    la solicitarea instanţelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii;

e)    primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/ sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P.A.B.D.., în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;

f)     primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmesc documentaţia şi referatul cu propuneri de aprobare sau respingere şi le înaintează S.P.C.J.E.P., pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/ respingere de rectificare de către primarul unităţii administrative-teritoriale competente;

g)    întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă, şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii;

h)   transcrierea actele de stare civilă ale cetăţenilor români întocmite de autoriotăţile străine în Registrele de stare civilă române în condiţiile legii.

i)    furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a populaţiei, date necesare pentru actualizarea Registrului naţional de evidenţa a persoanelor;

j)    furnizează, în condiţiile legii, la solicitarea autorităţilor şi instituţiilor publice centrale, judeţe şi locale, agenţilor economici ori a cetăţenilor, datele de identificare şi de adresă ale persoanei;

k)   actualizează, utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor, care conţine datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar respectiv;

l)    constată contravenţii şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii;

m) primeste cererile si documentele necesare   în vederea eliberării cărţilor de identitate;

n)  ţine registrele de evidenţă, pentru fiecare categorie de documente eliberate;

o)   îndeplineşte alte atribuţii stabilite prin reglementările legale în materie, în sarcina sa.

Compartimentul Evidenţă A Persoanelor este subordonat şefului de serviciu.

Atribuţii şi competenţe:

a. asigură activitatea de eliberare a actelor de identitate, sens în care primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate, schimbarea domiciliului şi acordarea vizei de reşedinţă, în conformitate cu prevederile legale;

b. înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

c. pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor;

d. formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii modificarea metodologiilor de lucru etc;

e. întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul biroului, precum şi procesele verbale de scădere de gestiune;

f.  răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice;

g. asigură securitatea documentelor biroului;

h. preia imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate;

i. actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu informaţiile din cererile cetăţenilor pentru eliberarea actului de identitate, precum şi din comunicările autorităţilor publice prevăzute de lege;

j. răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate;

k. identifică – pe baza menţiunilor operative – elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun și efectuează verificările necesare stabilirii măsurilor operative dacă acestea mai sunt valabile sau s-a dispus revocarea acestora.

l.  înmânează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora;

m. eliberează acte de identitate persoanelor internate în unităţile sanitare şi de protecţie socială, precum şi celor aflate în arestul unităţilor de poliţie ori în unităţile de detenţie din zona de responsabilitate;

n. deserveşte prin staţia mobilă cele 12 comune limitrofe arondate Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Drobeta Turnu-Severin;

o. colaborează cu formaţiunile de poliţie organizând în comun acţiuni şi controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a populaţiei, precum şi a celor urmărite în temeiul legii;

p. furnizează în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a persoanelor datele necesare pentru actualizarea R.N.E.P;

q. desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;

r.  desfăşoară activităţi de punere în legalitate a persoanelor cu acte de identitate ca urmare a stabilirii domiciliului din străinătate în România;

s. asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I, în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii;

t. soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N, persoane fizice şi juridice privind verificarea şi identificarea persoanelor fizice;

u. organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale;

v. acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţile sanitare, ce nu posedă asupra lor acte de identitate;

w.  preia din Registrul naţional de evidenţă a   persoanelor, datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi datele privind persoanele decedate;

x. sesizează dispariţia, în alb, a tipizatelor înseriate pe linie de evidenţă a persoanelor;

y.   colaborează cu primarul localităţii în vederea actualizării listelor electorale permanente;

z.  îndeplineşte şi alte atribuţii dispuse, în limita legii, de conducerea serviciului.

Compartimentul De Stare Civilă este subordonat şefului serviciului.

Atribuţii şi competenţe:

a. întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces şi eliberează certificatele doveditoare;

b. înscrie menţiuni, în condiţiile legii şi a metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz;

c.  înscrie sau transcrie actele de stare civilă ale cetăţenilor români, întocmite de autorităţile străine, în registrele de stare civilă române, în condiţiile legii;

d. întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă, precum şi orice menţiuni făcute pe actele de stare civilă şi pe actele de identitate, în condiţiile legii;

e. primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P.A.B.D., în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;

f. eliberează, gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, precum şi ale Regulamentul (UE) 2016/679 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date;

g. pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linie de stare civilă;

h. înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

i. răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare;

j. trimite, structurilor de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. competent pentru actualizare în R.N.E.P.

k.  trimite centrelor militare, până la data de 5 (cinci) ale lunii următoare înregistrării decesului, livretul militar sau adeverinţa de recrutare a persoanei supuse obligaţiilor militare;

l. întocmeşte buletinele statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institului Naţional de Statistică pe care le trimite lunar Direcţiei Judeţene de Statistică Bihor;

m.  ia măsuri de păstrare în condiţii corespunzătoare a registrelor şi certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora;

n.  atribuie codul numeric personal (CNP), pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiţii depline de securitate;

o.  propune, anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, spre aprobare;

p. se îngrijeşte de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse – parţial sau total–după exemplarul existent certificând exactitatea datelor înscrise;

q. ia măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege;

r.  înaintează Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, exemplarul II al registrului de stare civilă, în termen de 30 de zile, de la data când toate filele din registru au fost completate, după care au fost operate toate menţiunile din exemplarul I;

s.  sesizează imediat Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, în cazul dispariţiei unor documente de stare civilă cu regim special;

t. primeşte cererile şi eliberează livretele de familie, iar în cazul căsătoriilor se eliberează din oficiu;

u.  primeşte cererile şi efectuează verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă şi transcrierea certificatelor de stare civilă procurate în străinătate şi, în cazul aprobării acestor cereri, operează menţiunile în registrele de stare civilă;

v. primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmeşte documentaţia şi referatul cu propuneri de aprobare sau respingere şi le înaintează S.P.C.J.E.P., pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primar;

w. după înscrierea menţiunii corespunzătoare în actul de naştere, serviciul public transmite o comunicare cu privire la schimbarea numelui Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administarea Bazelor de Date, Direcţiei Generale de Paşapoarte din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, Direcţiei cazier judiciar, statistică şi evidenţe operative din cadrul Inspectoratului General al Poliţiei Române şi direcţiei generale a finanţelor publice judeţene sau, dupã caz, Direcţiei Generale a Finanţelor Publice a Municipiului Bucureşti din cadrul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscalã, de la locul de domiciliu al solicitantului;

x.  la solicitarea instanţelor judecătoreşti efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii;

y.  desfăşoară acivităţi de primire, examinare, evidenţă şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;

z.  asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce revin în temeiul legii;

aa.  formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc;

bb. întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile de desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul Serviciului de Evidenţă a Persoanelor al municipiului Drobeta Turnu-Severin, precum şi procesele verbale de scădere din gestiune;

cc. răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei;

dd. execută acţiuni şi controale, cu personalul propriu sau în colaborare cu formaţiunile de ordine publică, în unităţile sanitare şi de protecţie socială, în vederea depistării persoanelor a căror naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă şi a persoanelor cu identitate necunoscută;

ee.  colaborează cu formaţiunile de poliţie pentru identificarea unor cadavre şi persoane cu identitate necunoscută, precum şi a părinţilor copiilor abandonaţi;

ff.  pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă;

gg.eliberează la cererea persoanelor fizice îndreptațite, certificate care să ateste componența familiei necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate, potrivit modelelor prevăzute în anexele 11 și 12, conform metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă nr.64 din 26. 01. 2011, actualizată;

hh. eliberează la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, potrivit modelului prevăzut în anexa nr.9; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la mențiunile existente pe marginea actului de stare civilă;

ii. îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite, în limita legii, de conducerea serviciului.

Compartiment Informatica

Atribuţiile pe linie informatică a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Drobeta Turnu-Severin sunt realizate de către Biroul de Evidenţă al Persoanelor, după cum urmează:

a) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetăţeni cu ocazia soluţionării cererilor acestora;

b)  preia în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârsta de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;

c) actualizează R.J.E.P. cu datele necesare constituirii lotului pentru producţia cărţilor de identitate;

d) operează în baza de date locală data înmânării cărţii de identitate;

e)  excută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare;

f) evidenţiază incidentele de hard-soft şi de aplicaţie;

g) clarifică neconcordanţele dintre nomenclatorul arterelor de circulaţie şi situaţia din teren, respectiv din documentele cetăţenilor;

h)  rezolvă erorile din baza de date locală (constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alţi utilizatori);

i) administrează reţeaua şi domeniul sistemului informatic pe probleme de competenţa serviciului public comunitar local;

j) execută operaţii de instalare a sistemelor de operare a software-ului de bază şi de aplicaţie pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local şi participă la depanarea şi repunerea în funcţiune a echipamentelor de calcul, împreună cu specialiştii firmei care asigură asistenţa tehnică în cadrul contractelor de service al echipamentelor de calcul, de comunicaţie şi software;

k) asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi ia măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu;

l) execută alte sarcini stabilite, în limita legii, de conducerea serviciului;

m) desfăşoară activităţi pentru administrarea reţelei locale de calculatoare, precum şi a utilizatorilor la nivel de sistem de operare (parole, drepturi de acces, etc.);

n) actualizează R.J.E.P. cu menţiunile operative, precum şi cu informaţiile preluate din comunicările primite şi extrage din R.J.E.P. situaţii statistice pe linie de evidenţă a persoanelor, utilizând aplicaţii informatice puse la dispoziţie de D.E.P.A.B.D.

o) efectuează cuvenitele mențiuni în R.N.E.P, privind actualizarea informațiilor referitoare la instituirea, revocarea, întreruperea ori suspendarea măsurilor prevenite prevăzute la art.10 alin.(3) lit.K din H.G. nr.295/2021.

p) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu informațiile cuprinse în cererea pentru eliberarea actului de identitate sau stabilirea reședinței.

r) înregistrează în R.N.E.P., mențiunile referitoare la desfacerea căsătoriei pe cale administrativă, în baza comunicărilor transmise de către primăriile unităților administrativ-teritoriale care au în păstrare actul de căsătorie, de notarii publici, de instanțele de judecată.

s) îndeplinește și alte atribuții specifice activității de evidență a pesoanelor.

Compartimentul Relații Publice Analiză-Sinteză, Administrativ

În domeniul relaţii publice analiză-sinteză, secretariat și arhivă, Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Drobeta Turnu-Severin are următoarele principale atribuţii:

a)  primeşte, înregistrează în registrele serviciului şi ţine evidenţa ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor, regulamentelor, ştampilelor şi sigiliilor, asigurând repartizarea lor în cadrul serviciului;

b)  verifică modul în care se aplică dispoziţiile legale;

c)  asigură înregistrarea în registrele serviciului a intrării/ieşirii tuturor documentelor şi clasarea acestora în vederea arhivarea acestora;

d)  repartizează corespondenţa, şi o predă după executarea operaţiunilor de înregistrare în registrele special destinate;

e) expediază corespondenţa, întocmeşte plicurile ce urmează a fi expediate, borderourile de expediţie şi le predă Serviciului de Relaţii cu Publicul din cadrul aparatului de specialitate al Primarului municipiului Drobeta Turnu-Severin;

f)  asigură primirea şi înregistrarea petiţiilor la nivelul serviciului şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal;

g) organizează şi desfăşoară activitatea de primire în audienţă a cetăţenilor de către conducerea serviciului sau lucrătorul desemnat;

h)  centralizează principalii indicatori realizaţi, verifică modul de îndeplinire a sarcinilor propuse şi întocmeşte sintezele, situaţiile comparative şi analizele activităţilor desfăşurate periodic;

i) transmite serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor, sintezele şi analizele întocmite;

j) asigură constituirea fondului arhivistic al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil;

k) verifica și urmărește Poșta Electronică;

l) asigură protecția datelor cu caracter personal și a informațiilor clasificate, precum și securitatea documentelor seviciului, în conformitate cu dispozițiile legale;

m) îndeplinește și alte atribuții specifice activității de evidență a persoanelor, reglementate prin acte normative;

n) asigură legătura permanentă cu publicul;

o) asigură îndrumarea și consilierea cetățenilor privind solicitările acestora;

p) pune la dispoziția solicitanților formularele necesare solicitărilor.

r) furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţe şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni.